Transitievergoeding: aftrekbare kosten

Per 1 juli bent u als werkgever, bij het ontslaan van werknemers die meer dan 2 jaar in dienst zijn, verplicht een transitievergoeding te betalen. Bepaalde kosten zijn aftrekbaar van deze vergoeding. Maar welke?

Mocht u als werkgever na 1 juli afscheid nemen van een werknemer en een transitievergoeding is van toepassing, let u dan goed op of er nog aftrekbare kosten zijn gemaakt:

Transitiekosten: Dit zijn kosten die gemaakt worden om bij werknemers waarvan het contract wordt beëindigd een werkloze periode te voorkomen of beperken. Voorbeelden hiervan zijn ondersteuning en begeleiding bij het vinden van nieuw werk, (om)scholing en de kosten van een opzegtermijn (als een werknemer is vrijgesteld van arbeid om op zoek te gaan naar een nieuwe baan).

Inzetbaarheidskosten: Dit zijn kosten die de ‘brede inzetbaarheid’ van een werknemer bevorderen, zoals scholingskosten. De kosten moeten duidelijk bedoeld zijn om de arbeidsmarktpositie van de werknemer te verbeteren en mogen niet alleen van toepassing zijn op de huidige functie van de werknemer.

Waar u als werkgever op moet letten:

• Inzetbaarheids- of transitiekosten mogen alleen verrekend worden met de transitievergoeding wanneer deze in duidelijke afspraken zijn vastgelegd, de kosten duidelijk zijn gespecificeerd en aan de werknemer zijn voorgelegd.
• Kreeg de werknemer loon doorbetaald tijdens het volgen van scholing? Als u hier van tevoren (schriftelijk) afspraken over maakt met de werknemer dan mogen die loonkosten ook worden afgetrokken.
• Transitiekosten kunnen alleen in mindering worden gebracht, wanneer deze kort voor het aflopen van het contract werden gemaakt. Inzetbaarheidskosten zijn alleen aftrekbaar wanneer deze in de laatste 5 jaar zijn gemaakt. Let op: Ook hiervoor geldt dat vastgelegde afspraken tussen u en werknemer voor uitzonderingen kunnen zorgen.

Het is van belang dat u afspraken met de werknemer die mogelijk leiden tot korting op de transitievergoeding, schriftelijk vastlegt en laat ondertekenen door de werknemer!

De keuze is aan de werknemer

Zijn er al bestaande (schriftelijke) afspraken over ontslagvergoedingen en -voorzieningen tussen u en uw werknemer? Dan mag de werknemer na 1 juli zelf kiezen of hij aanspraak wil maken op de nieuwe transitievergoeding óf de bestaande afspraken. Als de werknemer vervolgens kiest voor de bestaande afspraken en afstand doet van de transitievergoeding, dan moet hij dit binnen vier weken schriftelijk kenbaar maken.

Let op: Als de werknemer geen schriftelijk aftand doet van bestaande afspraken doordat u hem niet goed hebt geïnformeerd over zijn mogelijkheden en de procedure, dan kan de consequentie zijn dat u verplicht wordt zowel de bestaande regeling na te leven als de transitievergoeding uit te keren!

Let op: Afspraken die gemaakt zijn in een cao blijven tot uiterlijk 1 juli 2016 leidend. In dat geval kan de werknemer dus niet kiezen voor de nieuwe regeling van de transitievergoeding.

Overige voorwaarden voor aftrekbare kosten:

• Alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten mogen worden afgetrokken: wanneer u bijvoorbeeld per werknemer steeds een bepaald bedrag heeft gestort in een O&O (opleidings- en ontwikkelings)fonds, maar de werknemer heeft hiervan geen gebruik gemaakt, dan mag dit niet worden afgetrokken.
• De kosten en het doel moeten met elkaar in verhouding staan: de kosten mogen niet buitensporig hoog zijn in vergelijking met het resultaat.
• Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een langere opzegtermijn, mogen deze kosten worden afgetrokken. Dit is wel op voorwaarde dat de werknemer in deze tijd is vrijgesteld van arbeid en in staat is om nieuw werk te zoeken.
• Is er sprake van opvolgend werkgeverschap? Dan kan de opvolgende werkgever de transitie- en inzetbaarheidskosten die de voorgaande werkgever heeft gemaakt niet aftrekken.
• Wanneer een werknemer opvolgende contracten krijgt bij dezelfde werkgever geldt dat alleen kosten mogen worden afgetrokken als deze zijn gemaakt tijdens de periode waarover de transitievergoeding berekend wordt (dus alle kosten gemaakt vóór mei 2013 óf voorafgaand aan een onderbreking van zes maanden tellen niet mee).
• Als in de eigen sector cao is afgesproken dat bepaalde kosten afgetrokken mogen worden, hoeven deze niet nogmaals schriftelijk overeengekomen te worden.

Heeft u vragen? Klik hier om contact met ons op te nemen voor meer informatie en ondersteuning.