Hoe voorkomt u verzuim en hoge kosten?

4 praktische tips!

Voor de kleinere bedrijven die niet beschikken over een eigen HR afdeling is het een hele uitdaging om ziekteverzuim van (tijdelijke) medewerkers en de flexibele schil binnen de perken te houden. Hierbij enkele tips om (kort en lang) verzuim en dus hoge premiekosten te voorkomen.

Een actief verzuimbeleid, aangepast op de Wet BeZaVa, kan u een forse besparing opleveren. Nu én op de lange termijn. Zorg daarom dat uw verzuimadministratie (Ziektewet- en WIA-administratie, ook van zieke uitdiensttreders) up-to-date is. In het najaar van 2015 ontvangt u bericht van de Belastingdienst omtrent de hoogte van de premies die u in 2016 gaat betalen. Dit wordt gebaseerd op het verzuim in 2014. Alle medewerkers die vanaf 1 januari 2012 ziek uit dienst zijn gegaan en in 2014 in de WGA zijn ingestroomd worden in deze berekening meegenomen. Ook ex-werknemers die binnen 4 weken na afloop van hun contract ziek werden, worden meegenomen in de berekening.

De ervaring leert dat de berekeningen van de Belastingdienst vaak niet kloppen. Controleer deze daarom altijd op basis van uw eigen administratie!

4 tips om verzuim en de bijbehorende premiekosten te voorkomen:

• Investeer in een veilige werkplek, communiceer een duidelijk veiligheidsprotocol en zorg dat uw werknemers dit protocol goed naleven. Hoe minder ongelukken, des te minder kosten u heeft aan ziektewetpremies van zieke of (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemers.
• Houd contact met uw zieke werknemer. In het geval van (frequent) kort verzuim zijn werkgevers soms terughoudend met telefonisch contact met de zieke werknemer. Vaak komt dit voort uit onzekerheid over:
  • Wat u wel mag vragen: u mag als werkgever in elk geval vragen naar de aard, de ernst en de verwachte duur van het verzuim. Zodat u een goed beeld krijgt van de situatie rond uw zieke werknemer. Hoe lang zal deze afwezig zijn? Moet u vervanging regelen of is dat niet nodig? Ook is deze informatie voor u als werkgever van belang in verband met een mogelijke re-integratie als het verzuim langer gaat duren.
  • Wat u niet mag vragen: u mag als werkgever niet “de Arboarts spelen” en diagnosevragen stellen of medische vragen over het ziektebeeld zelf.
  • Wat de werknemer verplicht is u te vertellen: wat hij eventueel nog wel kan (met eventuele aanpassingen op/in het werk, op welk adres hij tijdens het verzuim verblijft (incl. telefoonnummer), wat de lopende afspraken en werkzaamheden zijn (i.v.m. overname door collega of vervanger), de vermoedelijke duur van de afwezigheid, of de ziekte is veroorzaakt door een arbeids- of verkeersongeval en of hij onder een bepaalde vangnetbepaling van de ziektewet valt (zoals bij ziekte wegens arbeidsongeschiktheid als gevolg van een orgaandonatie, zwangerschap/bevalling, of bij ziekte binnen vijf jaar na indiensttreding als arbeidsgehandicapte).
• Voor de Ziektewet- en WGA-premie rekent het UWV de arbeidsongeschiktheidslasten van (ex-)werknemers aan u toe. Controleer of deze toerekening klopt en maak zo nodig tijdig bezwaar. Het komt namelijk regelmatig voor dat het UWV onjuiste berekeningen (in uw nadeel) maakt. Zorg dus voor een goede verzuimadministratie en houd alles bij, ook van uw tijdelijke arbeidskrachten – bij voorkeur vanaf 2010.
• Maak goede afspraken over meewerken aan re-integratie met (tijdelijke) nieuwe werknemers – ook na beëindiging van hun dienstverband.